Dokument je uložený v cloude. Úloha je zapísaná v projektovej aplikácii. Termín zostal v osobnom kalendári a rozhodnutie padlo v skupinovom chate.

Každý nástroj samostatne funguje.

Problém sa ukáže až vtedy, keď firma potrebuje zistiť, čo bolo dohodnuté, kto má pokračovať a kde sa nachádza aktuálny podklad.

Vtedy sa práca mení na hľadanie:

  • súboru v jednom systéme,
  • správy v druhom,
  • úlohy v treťom,
  • termínu vo štvrtom,
  • človeka, ktorý si ešte pamätá celý kontext.

V predchádzajúcich článkoch sme sa venovali tomu, prečo nestačí iba zálohovať roztrúsené dáta, prečo odoslaná príloha vytvára nekontrolovanú kópiu a ako vznikajú konfliktné verzie jedného dokumentu.

Štvrtý problém vzniká aj vtedy, keď už firma dokumenty ukladá centrálne:

Informácie o práci zostávajú rozdelené medzi navzájom nesúvisiace aplikácie.

Jedna zákazka, päť miest

Predstavme si menšiu firmu, ktorá pripravuje realizáciu pre zákazníka.

Cenová ponuka je uložená v cloudovom priečinku. Technik dostane úlohu v Trello. Zákazník pošle fotografiu cez WhatsApp. Termín obhliadky si obchodník zapíše do svojho kalendára. Zmenu rozsahu zákazky vedúci potvrdí v telefonáte.

O týždeň sa tím potrebuje pripraviť na realizáciu.

Vzniknú otázky:

  • Ktorá cenová ponuka bola schválená?
  • Kde je fotografia od zákazníka?
  • Bola zmena rozsahu zapracovaná do dokumentu?
  • Kto má objednať materiál?
  • Kedy je dohodnutý termín?
  • Vie o zmene aj technik?
  • Kde je zaznamenané rozhodnutie z telefonátu?

Odpovede možno existujú. Nie sú však na jednom mieste a nie sú prepojené.

Firma tak nestráca iba dokumenty. Stráca pracovné súvislosti.

Problémom nemusí byť žiadna konkrétna aplikácia

Trello, WhatsApp, Google Drive, Microsoft 365, Slack alebo ďalšie služby môžu byť pre konkrétny účel užitočné.

Problém nie je automaticky v tom, že firma používa viac než jeden nástroj.

Problém vzniká vtedy, keď:

  • každý tím používa inú kombináciu služieb,
  • neexistuje určené miesto pre dôležité rozhodnutia,
  • úloha nie je prepojená s dokumentom, ktorého sa týka,
  • pracovná komunikácia zostáva v súkromných účtoch,
  • firma nevie centrálne zrušiť prístup bývalému zamestnancovi,
  • informácie nemožno odovzdať novému kolegovi,
  • IT oddelenie nemá prehľad o používaných službách.

Tomuto javu sa hovorí aj shadow IT, keď zamestnanci používajú služby mimo oficiálne schválenej infraštruktúry bez vedomia IT oddelenia.

Jednotlivé aplikácie môžu fungovať správne. Celý pracovný proces však zostáva rozdrobený.

Ako tento spôsob práce vzniká

Väčšina firiem si na začiatku nenaplánuje desať rôznych systémov.

Nástroje pribúdajú postupne.

Niekto potrebuje rýchlo poslať veľký súbor, preto použije verejný cloud. Iný tím chce jednoduchú tabuľu úloh, preto si založí projekt v Trello. Zamestnanci už majú WhatsApp v telefóne, a tak cez neho začnú riešiť aj pracovné otázky.

Každé rozhodnutie samostatne vyzerá prakticky.

Po čase však firma používa množstvo služieb, ktoré:

  • majú vlastné používateľské účty,
  • používajú rozdielne pravidlá prístupu,
  • ukladajú dáta na rôznych miestach,
  • majú samostatné notifikácie,
  • vyžadujú samostatnú správu a školenie,
  • nemusia medzi sebou spoľahlivo komunikovať.

Človek potom nepracuje iba na zákazke. Neustále prepína medzi aplikáciami a pokúša sa v hlave udržať spojenie medzi informáciami.

Keď rozhodnutie zostane v chate

Rýchla správa môže byť pohodlná:

Zákazník potvrdil drahší variant. Môžeme objednať materiál.

Ak však zostane iba v skupinovom chate, vzniká niekoľko rizík.

Správa môže:

  • zapadnúť medzi ďalšie konverzácie,
  • zostať v telefóne človeka, ktorý odíde z firmy,
  • chýbať kolegovi, ktorý nebol v skupine,
  • byť neskôr ťažko dohľadateľná,
  • neobsahovať odkaz na konkrétny dokument alebo úlohu,
  • zostať bez jasného vlastníka a termínu.

Komunikácia ešte nie je úloha.

Informácia „môžeme objednať materiál" nehovorí automaticky:

  • kto ho objedná,
  • dokedy,
  • podľa ktorého zoznamu,
  • z akého rozpočtu,
  • či bola objednávka dokončená.

Chat môže byť miestom, kde rozhodnutie vznikne. Firma však potrebuje spôsob, ako ho premeniť na sledovateľný pracovný krok.

Keď úloha neobsahuje podklady

Podobný problém vzniká v projektových aplikáciách.

Na tabuli môže byť karta:

Pripraviť zmluvu pre zákazníka.

Ak však karta neobsahuje aktuálny dokument, komunikáciu a relevantné termíny, pracovník musí podklady hľadať inde.

Úloha potom nepredstavuje celý pracovný kontext. Je iba pripomienkou, že niečo treba urobiť.

Pri odovzdávaní práce ďalšiemu človeku sa musí pôvodný riešiteľ spoliehať na vlastnú pamäť:

  • kde je súbor,
  • čo zákazník požadoval,
  • ktoré pripomienky už boli zapracované,
  • kto musí výstup schváliť.

Ak je pracovník na dovolenke alebo z firmy odíde, časť procesu môže zostať prakticky neviditeľná.

Ako to firmy riešia dnes

Firmy sa rozdrobenú spoluprácu snažia zvládnuť rôznymi spôsobmi.

Interné pravidlá

Organizácia určí, že dokumenty patria do jedného cloudu, úlohy do jednej projektovej aplikácie a rozhodnutia sa majú zapisovať do CRM alebo interného systému.

Takýto prístup môže fungovať, ak:

  • pravidlá sú jednoduché,
  • nástroje sú dostupné,
  • používatelia sú vyškolení,
  • vedenie ich dodržiavanie podporuje,
  • systém nevyžaduje zbytočné dvojité zapisovanie.

Ak je oficiálny postup príliš pomalý, zamestnanci si vytvoria vlastné obchádzky.

Prepojovacie a automatizačné služby

Firma môže jednotlivé aplikácie prepájať cez automatizácie.

Nová príloha sa skopíruje do cloudu. Správa vytvorí úlohu. Kalendárna udalosť sa odošle do projektového systému.

Integrácie môžu odstrániť časť manuálnej práce. Zároveň však vytvárajú ďalšiu vrstvu, ktorú treba spravovať.

Firma musí vedieť:

  • ktoré prepojenia sú aktívne,
  • kto ich vytvoril,
  • aké dáta medzi službami prenášajú,
  • čo sa stane po zmene API alebo licencie,
  • ako sa riešia chyby a duplicity,
  • kto má prístup k automatizačnej platforme.

Automatizácia zjednoduší presun informácií. Nemusí odstrániť samotnú fragmentáciu.

Ďalší centrálny systém

Niekedy firma kúpi ďalší nástroj, ktorý má zastrešiť existujúce aplikácie.

Ak sa však pôvodné procesy nezmenia, výsledkom môže byť iba ďalšie miesto, ktoré treba aktualizovať.

Nový systém pomôže iba vtedy, keď firma zároveň rozhodne:

  • ktoré informácie sú záväzné,
  • kde vzniká úloha,
  • kde sa uchováva dokument,
  • kde sa zaznamenáva rozhodnutie,
  • kto zodpovedá za aktualizáciu stavu.

Jeden pracovný priestor namiesto izolovaných ostrovov

Nextcloud Hub nie je iba úložisko súborov.

Spája viacero nástrojov do jedného pracovného prostredia:

Cieľom nemusí byť nahradiť každý špecializovaný firemný systém.

Výhodou je, že bežná spolupráca môže prebiehať v prostredí, ktoré pozná používateľov, tímy, súbory a prístupové práva.

Nextcloud vo svojom článku o integrovanom pracovnom priestore opisuje prepojenie správy súborov, projektov, plánovania, komunikácie a kancelárskej spolupráce. Zároveň podporuje integrácie externých služieb, takže zavedenie platformy nemusí znamenať okamžité odstránenie všetkých existujúcich nástrojov.

Súbor môže zostať priamo pri úlohe

Nextcloud Deck umožňuje vytvárať kanbanové tabule s kartami, termínmi, štítkami, komentármi a prílohami.

Úloha tak nemusí obsahovať iba text:

Pripraviť ponuku.

Môže pri nej byť:

  • odkaz na pracovný dokument,
  • termín dokončenia,
  • zodpovedná osoba,
  • komentáre k postupu,
  • kontrolný zoznam,
  • relevantné prílohy.

Používateľ nemusí hľadať súbor v inom systéme a zisťovať, či ide o správnu verziu.

Nextcloud zároveň podporuje prepojenie obsahu medzi aplikáciami. Praktický význam nie je v tom, že všetko musí byť fyzicky uložené v jednej obrazovke, ale že pracovné položky môžu na seba odkazovať a používatelia k nim pristupujú s rovnakou identitou a oprávneniami.

Komunikácia môže zostať pri tíme

Nextcloud Talk poskytuje chat, audiohovory a videohovory v prostredí spravovanom organizáciou.

Tím môže mať konverzáciu venovanú projektu alebo zákazke a v nej zdieľať odkazy na dokumenty, priečinky, úlohy alebo termíny.

To neznamená, že každá správa sa automaticky stane dlhodobým firemným záznamom.

Aj v Nextcloude si firma musí určiť:

  • ktoré rozhodnutia patria do dokumentácie,
  • ktoré správy treba zmeniť na konkrétnu úlohu,
  • čo sa má zapísať do interného návodu alebo zápisu,
  • ako dlho sa komunikácia uchováva,
  • kto má prístup do konkrétnej miestnosti.

Výhodou je, že pracovná komunikácia nemusí zostať v súkromných účtoch a telefónoch zamestnancov.

Termín nemusí zostať v osobnom kalendári

Ak je dôležitý termín uložený iba v osobnom kalendári obchodníka, firma je závislá od toho, či ho správne odkomunikuje ostatným.

Zdieľané kalendáre cez Nextcloud Groupware umožňujú tímom pracovať so spoločnými udalosťami a termínmi. Kalendár možno používať cez webové rozhranie aj synchronizovať do podporovaných desktopových a mobilných klientov.

Termín tak môže byť súčasťou firemného prostredia namiesto súkromnej pripomienky jedného človeka.

Reálne nasadenia vo svete

Konsolidáciu pracovného priestoru do jedného prostredia ukazujú tri prípadové štúdie z oficiálnych materiálov Nextcloudu.

Milieudefensie

Holandská environmentálna organizácia Milieudefensie používala Ubuntu pracovné stanice, Samba zdieľania a vzdialený prístup cez X2GO.

Toto prostredie podľa prípadovej štúdie Milieudefensie komplikovalo vzdialenú prácu a neumožňovalo modernú spoluprácu na dokumentoch. Tímy preto používali externé nástroje, čo vytváralo neefektívnosť a riziká pre kontrolu a konzistentnosť dát.

Nextcloud spojil ukladanie a zdieľanie súborov, dokumentovú spoluprácu, správu úloh a všeobecnú online prácu. Vďaka integrácii s Nextcloud Groupware ostali pracovné procesy prepojené s kalendármi, kontaktmi a internou komunikáciou.

Organizácia pritom zachovala integrácie s existujúcimi systémami, napríklad Zimbra a OpenProject. Nasadenie prebiehalo postupne po oddeleniach a používatelia dostali školenie.

Tento prípad ukazuje dôležitú vec: konsolidácia nemusí znamenať okamžitú výmenu všetkého. Môže znamenať vytvorenie centrálneho pracovného priestoru, ktorý sa rozumne prepojí s nástrojmi, ktoré majú vo firme naďalej význam.

Economy for the Common Good

International Federation for the Economy for the Common Good koordinuje pracovníkov, oddelenia a dobrovoľníkov vo viac než dvadsiatich krajinách.

Pred zavedením Nextcloudu bola podľa zverejneného príbehu organizácie spolupráca rozdrobená. Dokumenty zostávali na lokálnych počítačoch, stretnutia sa koordinovali e-mailom a používanie komerčných služieb vyvolávalo otázky ochrany súkromia.

Nextcloud priniesol centrálne súbory, skupinové priečinky, kalendáre a kontakty. Organizácia začala používať Nextcloud Polls namiesto externej služby na koordinovanie rozhodnutí a testuje Nextcloud Talk ako náhradu komerčných nástrojov na chat a videohovory.

Nešlo iba o presun súborov. Organizácia postupne preniesla viac častí spolupráce do prostredia, ktoré môže sama riadiť.

Rakúske federálne ministerstvo

Rakúske Federálne ministerstvo hospodárstva, energetiky a cestovného ruchu potrebovalo modernizovať komunikáciu a spoluprácu po ukončovaní Skype for Business.

Podľa prípadovej štúdie ministerstva zaviedlo Nextcloud lokálne pre bezpečné zdieľanie súborov a komunikáciu. Zároveň zachovalo hybridný prístup a integráciu s existujúcimi pracovnými postupmi.

Príklad je dôležitý preto, že ukazuje realistickú migráciu. Organizácia nemusí vyhlásiť jeden deň, keď všetky ostatné služby prestanú existovať. Môže najskôr presunúť citlivé a bežné interné procesy a ďalšie nástroje integrovať alebo nahrádzať postupne.

Tieto príklady ukazujú, že konsolidácia pracovného priestoru nie je okamžitá výmena všetkého. Ide o postupné vytváranie jedného prostredia, ktoré dopĺňa alebo nahrádza existujúce nástroje podľa toho, čo firme dáva zmysel.

Nextcloud nemusí nahradiť každý systém

Nextcloud nie je účtovný program, plnohodnotné CRM, výrobný systém ani náhrada každého špecializovaného projektového nástroja.

Firma môže naďalej potrebovať:

  • ERP,
  • CRM,
  • účtovníctvo,
  • ticketovací systém,
  • profesionálne projektové riadenie,
  • odvetvové aplikácie.

Cieľom je zistiť, ktoré časti každodennej spolupráce dnes zbytočne žijú v oddelených spotrebiteľských službách.

Často ide práve o:

  • zdieľanie dokumentov,
  • interné chaty,
  • jednoduché úlohy,
  • kalendáre,
  • videohovory,
  • poznámky,
  • formuláre,
  • interné návody.

Ak sa tieto činnosti spoja v jednom spravovanom prostredí, firma môže znížiť počet miest, medzi ktorými sa informácie strácajú.

Menej aplikácií ešte neznamená lepší proces

Samotné nasadenie Nextcloudu nevyrieši organizačný chaos.

Ak firma nevie, kde sa má zaznamenať rozhodnutie, používatelia môžu vytvoriť rovnaký neporiadok aj v novom systéme.

Pred zavedením je vhodné určiť:

  • kde sa ukladajú pracovné dokumenty,
  • kde vznikajú a uzatvárajú úlohy,
  • ktoré rozhodnutia sa musia zaznamenať,
  • kde sa evidujú termíny,
  • kto zodpovedá za jednotlivé kroky,
  • ktoré aplikácie zostávajú oficiálne,
  • ktoré súkromné služby sa už nemajú používať,
  • ako sa odovzdáva rozpracovaná práca.

Technológia môže proces podporiť. Nemôže ho vymyslieť namiesto firmy.

Postupná migrácia je často rozumnejšia

Najväčšou chybou môže byť snaha nahradiť všetky nástroje naraz.

Praktickejší postup môže vyzerať takto:

  1. Presunúť firemné dokumenty do centrálneho úložiska.
  2. Zaviesť spoločné upravovanie namiesto e-mailových príloh.
  3. Presunúť internú projektovú komunikáciu do spravovaného chatu.
  4. Prepojiť jednoduché úlohy s dokumentmi a zodpovednými osobami.
  5. Zaviesť zdieľané kalendáre a tímové termíny.
  6. Vyhodnotiť, ktoré externé služby sú stále potrebné.
  7. Zachovať integrácie tam, kde dávajú zmysel.

Takýto prístup znižuje odpor používateľov a umožňuje firme overiť každú zmenu v praxi.

Kde sa vlastne pracuje?

Keď sa zamestnanec ráno prihlási, mal by vedieť:

  • kde nájde aktuálny dokument,
  • kde sú jeho úlohy,
  • kde prebieha tímová komunikácia,
  • kde sú spoločné termíny,
  • kde sa zaznamenávajú rozhodnutia.

Ak odpoveďou je päť rôznych služieb a niekoľko súkromných účtov, problémom už nie je iba pohodlie.

Firma stráca prehľad nad tým:

  • kde sa nachádzajú jej dáta,
  • kto k nim má prístup,
  • čo sa stane po odchode zamestnanca,
  • ako sa odovzdáva rozpracovaná práca,
  • či možno spätne pochopiť prijaté rozhodnutie.

Nextcloud môže veľkú časť tejto práce spojiť do jedného modulárneho prostredia. Nemusí nahradiť každý špecializovaný systém, ale môže odstrániť množstvo zbytočných presunov medzi nesúvisiacimi aplikáciami.

Preto by otázka nemala znieť iba:

Koľko nástrojov vo firme používame?

Dôležitejšia otázka je:

Dokáže ďalší človek z našich systémov pochopiť celý pracovný kontext bez toho, aby sa musel pýtať, kde čo zostalo?

Ak chcete prepojiť firemné dokumenty, komunikáciu, úlohy a termíny v jednom pracovnom prostredí, kontaktujte nás. Pomôžeme vám navrhnúť, nasadiť a dlhodobo spravovať Nextcloud podľa potrieb vašej organizácie. Prehľad dostupných služieb nájdete na stránke Ponuka služieb.