Je utorok pred raňajšou poradou. Učiteľka informatiky si cez školský messenger píše kolegyni z matematiky, či je v stredu popoludní voľná počítačová učebňa. Medzitým si iný učiteľ poznačil tú istú miestnosť do svojho osobného papierového kalendára. Školský koordinátor o tom vie, ale v inom hárku v Exceli, ktorý nemá vždy najaktuálnejšiu verziu. Kolegyňa z matematiky poslala odpoveď, že „učebňa by mala byť voľná", ale nevidela, že o štyri triedy ďalej si medzitým jeden učiteľ rezervoval rovnakú miestnosť cez e-mail. V stredu o deviatej hodine stoja pred dverami učebne obe triedy.

Vo firme to vyzerá inak, ale problém je rovnaký. Tím potrebuje na pondelok zasadačku pre osem ľudí s videokonferenciou. Niektorí overujú obsadenosť cez kalendár, iní sa pýtajú v chate, niekto rezervuje e-mailom. Dve stretnutia sa stretnú v rovnakej miestnosti, tretie sa koná v zasadačke, ktorá má pokazený projektor. Nikto nevie, čo je reálne voľné a kto si čo rezervoval skôr.

Tento obraz nie je výnimočný. V školách a menších firmách sa objavuje pomerne často.

Prečo sa manuálna koordinácia obvykle rozsype

Keď sa na problém pozrieme zvonka, vyzerá to ako plánovanie v kalendári. V skutočnosti je to niečo iné. Neexistuje jeden zdroj pravdy. Namiesto neho existuje niekoľko paralelných verzií informácie, ktoré sa navzájom prekrývajú a zastarievajú rôznym tempom.

Excelovský hárok funguje dovtedy, kým ho aktívne udržiava jeden človek. Lenže v praxi ho v priebehu týždňa otvorí niekoľko ľudí z rôznych zariadení, niektorí si stiahnu jeho kópiu a pracujú s verziou spred dvoch dní. Hárok je potom len jedným z viacerých zdrojov informácií a nie je jasné, ktorý z nich je aktuálny.

E-maily sú ešte neprehľadnejšie. Dôležitá informácia o rezervácii sa stratí v konverzácii, ktorá nie je štruktúrovaná a nedá sa jednoducho dohľadať. Pripomienka sa stratí, keď príde nová pošta. Ak si kolega vymaže e-mail alebo odíde z organizácie, informácia zostane visieť v niečej schránke bez možnosti overiť, či je stále platná.

Chat a ústna dohoda sú najrýchlejšie a najmenej spoľahlivé. Rýchla správa v messengri „je telocvičňa zajtra voľná?" dostane odpoveď do minúty, ale o tri dni je v konverzácii stratená a nikto si nepamätá, či sa vlastne dohodli.

Výsledok sa opakuje. Každý má pocit, že rezerváciu urobil správne, ale reálne sa deje niečo iné. Koordinátor rieši vzniknuté kolízie navyše popri bežnej práci, namiesto toho, aby sa venoval veciam, na ktoré má v skutočnosti čas.

Kalendárové prostredie, v ktorom sú pripravené aj miestnosti

Riešenie, ktoré dnes existuje, je jednoduché na popis aj na používanie. Organizácia môže mať v rovnakom kalendárovom prostredí, v akom si ľudia bežne plánujú stretnutia, pripravené aj miestnosti a ďalšie zdieľané priestory. Pri vytváraní udalosti sa miestnosť pridá k udalosti podobne, ako sa k nej pridáva účastník. Systém pri vytváraní udalosti vie overiť, či je miestnosť v danom čase voľná. Ak sa o rovnakú miestnosť v rovnakom čase pokúsi niekto iný, systém kolíziu vyhodnotí a rovnaký priestor sa nedá úspešne rezervovať dvakrát na rovnaký čas.

Takýto prístup nerobí zázraky. Nerobí plánovanie pracovných smien, nenahrádza komplexný facility manažment pre nemocnice a neslúži na evidenciu inventára so stovkami položiek. Rieši však presne to, čo je v bežnej škole a v bežnej firme každý týždeň problém: neistotu, čo je voľné, a kolízie, ktoré nikto nechcel.

Výhodou je, že riešenie nemusí byť ďalšia samostatná služba u tretej strany. Ak organizácia dnes vedie stretnutia v pracovnom prostredí, ktoré si sama spravuje, používateľ môže rezerváciu priestorov riešiť v tom istom pracovnom prostredí, v ktorom už plánuje stretnutia. Priestory tak ostávajú tam, kde už bežne pracujú učitelia, administratíva, vedenie školy aj zamestnanci firmy.

Škola: učiteľ si vyberie miestnosť pri vytváraní udalosti

Predstavme si strednú školu s dvoma budovami, učebňami, laboratóriami, telocvičňou, aulou, knižnicou a zasadačkou učiteľského zboru. Predstavme si utorok prvú hodinu. Učiteľka chémie potrebuje laboratórium na pokus. Vo svojom kalendári vytvorí udalosť, pri vytváraní si overí, či je laboratórium v danom čase voľné, a ak áno, pridá ho k udalosti.

Predstavme si tú istú hodinu o týždeň neskôr. Rovnaká učiteľka znova potrebuje laboratórium, ale v utorok prvú hodinu je teraz obsadené. Učiteľka tak hneď na začiatku zistí, že táto kombinácia nefunguje, a môže si vybrať inú hodinu alebo iné laboratórium.

Rovnaký postup funguje pre telocvičňu, aulu (predstavenie pre ročník, imatrikulácie), knižnicu (hodiny tichého štúdia), bežné učebne a zasadačku učiteľského zboru (pedagogické porady, stretnutia s rodičmi). Všetky tieto priestory sa dajú evidovať v pracovnom prostredí, v ktorom si učitelia bežne plánujú svoje hodiny.

Koordinátor, ktorý musel predtým riešiť množstvo kolízií, takto zasahuje len do výnimočných situácií. Ak nejaký učiteľ potrebuje priestor mimo bežného harmonogramu, dostupnosť si overí priamo pri vytváraní udalosti.

Vo firme funguje rovnaký princíp

V stredne veľkej firme je postup rovnaký, len s iným rozsahom. Pár zasadačiek, z ktorých niektoré sú videokonferenčné, niekoľko väčších stretnutí a niekoľko menších tímov, ktoré stretnutia potrebujú pravidelne.

Tím potrebuje zasadačku pre osem ľudí s videokonferenciou. Pri vytváraní udalosti sa zasadačka vyberie z pripraveného zoznamu a overí sa jej dostupnosť. Ak sa o ňu v rovnakom čase pokúsil iný tím, kolidujúcu rezerváciu tej istej miestnosti systém nepotvrdí ako ďalšiu platnú rezerváciu.

Rovnaký postup funguje aj pre iné zdieľané položky, ktoré sa v bežnej firme prideľujú. Firemné auto sa dá rezervovať rovnako ako zasadačka. Konkrétne zariadenie (merač, projektor, ktorý nie je v zasadačke napevno) sa dá prideliť k udalosti rovnako. Princíp je rovnaký: vec, ktorú chce organizácia zdieľať bez kolízií, sa eviduje tak, aby sa dala pridať k udalosti a overila sa jej dostupnosť.

Čo musí byť vopred pripravené

Predtým, než učitelia a zamestnanci začnú miestnosti pri vytváraní udalostí používať, musí ich organizácia v pracovnom prostredí pripraviť. Typicky to zabezpečí administrátor alebo správca systému. Príprava spočíva v tom, že sa vopred evidujú miestnosti, ktoré organizácia používa, a ich základné vlastnosti: názov, umiestnenie, kapacita a základné vybavenie. To sa deje raz pri nasadení a potom vždy, keď sa niečo v priestoroch zmení. Ide o bežnú prípravu pri nasadení, nie o jednorazovú inštaláciu bez ďalšej starostlivosti.

Po tom, čo je zoznam hotový, pracuje používateľ pri vytváraní udalosti s pripravenými položkami. Ak sa priestor v organizácii zmení (rekonštrukcia, nová zasadačka, zmena kapacity), správca zoznam aktualizuje a zmena sa následne objaví aj používateľom v kalendári; nemusí sa prejaviť okamžite.

Kde sú limity

Tento prístup rieši bežné každodenné rezervovanie miestností a jednoduchých zdieľaných priestorov. Nie je to komplexný facility manažment, nie je to plánovanie pracovných smien s nočnými službami a nenahrádza špecializovanú evidenciu veľkého inventára so servisnými procesmi.

Ak organizácia prevádzkuje niečo z tohto, samotné plánovanie v kalendári nestačí. Na takéto prípady sú určené špecializované nástroje.

Čo to znamená v praxi

Pre školu to v praxi znamená, že sa prestáva spoliehať na to, že si učitelia navzájom povedia, čo je rezervované. Učiteľ si môže dostupnosť miestnosti overiť tam, kde už plánuje udalosť. Koordinátor sa tak môže venovať veciam, na ktoré má reálne čas, namiesto hasenia kolízií.

Pre firmu to znamená, že tím nestráca čas obvolávaním kolegov, ktorá zasadačka je kedy voľná. Stretnutia sa plánujú rýchlejšie a bez toho, aby niekto na poslednú chvíľu zisťoval, že sa niečo kryje.

Ak vás téma zaujíma a chcete si prejsť konkrétne možnosti pre vašu organizáciu, môžete nás kontaktovať. Ak sa chcete najprv pozrieť na to, ako takýto kalendár zapadá do celého pracovného priestoru pre spoluprácu, je to prirodzené rozšírenie toho istého prostredia. Ak máte ďalšie otázky, časté otázky zvyčajne dávajú konkrétnejšiu predstavu.