Predstavte si, že organizujete školenie pre dvadsaťpäť ľudí. Pozvánku ste už rozoslali, miestnosť je rezervovaná a program pripravený. Teraz potrebujete zistiť, kto naozaj príde.
Prvá prihláška dorazí e-mailom. Druhá cez telefón. Tretia v správe na sociálnej sieti. Jeden človek sa prihlási dvakrát, ďalší nenapíše kontakt a niekto si až deň pred školením spomenie, že sa chce odhlásiť.
Školenie ešte nezačalo a organizátor už má prácu navyše. Pritom problém nie je v samotných prihláškach. Problém je v tom, že každá prichádza inou cestou a nikde neexistuje jeden spoľahlivý prehľad. Podobne to vyzerá aj vtedy, keď je každá vec v inom nástroji — o tom sme písali v článku Súbor v cloude, úloha v Trello a dohoda vo WhatsApp.
Keď sa na jedno školenie hlási dvadsaťpäť ľudí
Menšia vzdelávacia organizácia pripravuje jednodňový kurz. Potrebuje meno účastníka, e-mail na organizačné informácie a odpoveď na jednoduchú otázku, či si záujemca prinesie vlastný notebook. Nič viac.
Pracovníčka, ktorá kurz pripravuje, by mohla otvoriť Google Forms alebo Microsoft Forms. Obe služby dokážu zbierať odpovede a na bežné prihlášky sú použiteľné. Ak však organizácia už pracuje s Nextcloudom, prečo by mala vytvárať ďalší formulár v inom prostredí a odovzdávať tam kontakty účastníkov?
Práve tu dáva zmysel Nextcloud Forms. Nie je to nový veľký systém, ktorý musí firma zavádzať. Je to doplnková aplikácia Nextcloudu, ktorú môže správca sprístupniť používateľom podľa potrieb organizácie.
Jedna prihláška namiesto piatich komunikačných kanálov
Organizátorka vytvorí formulár s názvom školenia, krátkym opisom a tromi otázkami. Meno a e-mail sú povinné, pri notebooku stačí výber z dvoch možností. Nežiada dátum narodenia, adresu bydliska ani ďalšie údaje, ktoré na prípravu kurzu nepotrebuje.
Potom vytvorí verejný odkaz a vloží ho do pozvánky. Môže ho doplniť aj QR kódom na plagáte. Záujemca otvorí formulár na mobile alebo počítači, odpovie na otázky a odošle ho. Pri takto sprístupnenom formulári nemusí mať vlastný účet v Nextcloude.
Odpovede sa zbierajú na jednom mieste. Organizátorka vidí jednotlivé prihlášky a nemusí prechádzať e-maily, aby zistila, či má desať, dvadsať alebo dvadsaťpäť záujemcov. Ak chce s výsledkami ďalej pracovať, môže si ich vyexportovať do tabuľky.
Výsledok je jednoduchý: menej prepisovania, menej zabudnutých správ a aktuálny prehľad o prijatých odpovediach.
Ak má školenie obmedzenú kapacitu, v podporovanom vydaní Forms môže nastaviť aj maximálny počet odoslaných prihlášok. Po dosiahnutí limitu formulár ďalšie odpovede neprijíma. Nie je to však automatická kontrola duplicitných účastníkov ani celý rezervačný systém. Stále treba vedieť, ako riešiť odhlásenie a prípadné uvoľnené miesto.
Kto vidí odpovede? A kde zostanú?
Pri papierovom zozname na stole alebo pri e-maile preposlanom viacerým kolegom sa ľahko stane, že kontakty účastníkov vidí viac ľudí, než je potrebné.
Vo Forms môže organizátorka sprístupniť samotný formulár verejnosti, ale prístup k výsledkom nechať iba sebe a kolegovi, ktorý pripravuje účasť. Iná vec je možnosť formulár vyplniť a iná možnosť čítať všetky odpovede. Obe oprávnenia sa nemusia udeľovať tým istým ľuďom. O tom, kto má prístup k dátam v organizácii, sme písali v článku Viete, kto všetko má prístup k dátam vašej firmy?.
Druhý rozdiel je v uložení údajov. Pri Google Forms a Microsoft Forms využíva organizácia infraštruktúru príslušného poskytovateľa. Pri Nextcloud Forms zostávajú odpovede na Nextcloud serveri, ktorý si organizácia prevádzkuje sama alebo u zvoleného poskytovateľa. To jej dáva väčší priestor rozhodovať o prevádzke, prístupe a nakladaní s údajmi. Kto dáta vlastní a aké pravidlá k nim platia, sme rozoberali v článku Vaše dáta. Ich pravidlá.. Neznamená to, že externý hosting nemá vlastné pravidlá alebo že všetku bezpečnosť vyrieši samotný formulár.
A netreba z toho robiť právnu vedu. Stačí niekoľko rozumných otázok: Naozaj potrebujeme všetky polia? Kto má vidieť mená a e-maily? Dokedy budeme zoznam uchovávať? Po skončení školenia majú údaje svoj účel splnený — ďalší postup by mal zodpovedať vopred určenému účelu a pravidlám uchovávania.
Vlastný formulár ešte automaticky nezaručuje súlad s GDPR. Výhodou je, že organizácia má viac možností nastaviť, kde sa údaje spracúvajú a kto k nim má prístup. Zodpovednosť za správne nastavenie jej zostáva.
Čo sa stane po odoslaní poslednej prihlášky
Deň pred školením má organizátorka prehľad prijatých odpovedí. Vie, koľko ľudí sa prihlásilo a koľkí plánujú priniesť notebook. Ak potrebuje zoznam vytlačiť pre registráciu pri vstupe, vyexportuje ho. Ak ho odovzdá kolegovi, sprístupní mu len to, čo na svoju prácu potrebuje.
Forms pritom nemusí slúžiť iba na školenia. Rovnaký princíp sa hodí na registráciu na komunitné podujatie, jednoduchý interný dotazník, zber spätnej väzby či prihlásenie na workshop. Mení sa obsah otázok, nie samotný spôsob práce.
Samozrejme, pri zložitej konferencii s platbami, náhradníkmi alebo automatickým prideľovaním miest môže byť potrebný špecializovaný registračný systém. Forms je dobrý najmä tam, kde organizácia potrebuje získať odpovede, udržať si prehľad a mať údaje pod kontrolou, nie riadiť celý predaj vstupeniek.
Začnite jedným podujatím
Netreba meniť všetky zaužívané postupy. Pri najbližšom školení skúste pripraviť jeden krátky formulár, pošlite naň odkaz a sledujte, koľko práce vám odpadne pri zbieraní a spracovaní prihlášok.
Až potom sa rozhodnite, či má zmysel používať ho aj pri ďalších aktivitách. Pokiaľ Nextcloud už máte, Forms je ďalšia užitočná možnosť v tom istom prostredí — nie dôvod budovať novú platformu len kvôli jednému dotazníku.
Úžitok nie je v tom, že formulár vyzerá inak než ten od Googlu alebo Microsoftu. Je v tom, že prihlášky prestanú byť rozhádzané po správach a vy sami rozhodujete, kde budú údaje účastníkov a kto s nimi môže pracovať.